Железнодорожная накладная — как правильно оформить?

В современных условиях выполнить перевозки без правильно оформленной железнодорожной накладной ж/д транспортом не получится. Любой перевозчик должен оформить соответствующий документ, независимо от способа транспортировки. Это может быть контейнер, цистерна, вагон и т.д. Заполнить можно как бумажную, так и электронную железнодорожную декларацию. Главное — соблюдать установленные требования, чтобы исключить проблемы с контролирующими органами.

Функции накладной

Накладная выступает одним из основных документов при перевозке различных грузов. Она выступает подтверждением подписания договора на транспортировку и включает необходимые данные о содержимом и его перемещении. Поставщик, который перевозит товар по ж/д требуется железнодорожная накладная — как оформить документ правильно рассмотрим дальше.

Состоит железнодорожная накладная из четырех листов, каждый из которых предназначен для разных участников логистических операций. Важно оформить ее правильно, что позволит без проблем проводить перевозку, а перевозчикам разного уровня получать необходимые данные о грузе. Таким образом основной функцией данного документа выступает информирование участников процесса о товаре и прочих важных нюансах.

Из чего состоит накладная

Стандартная накладная на железнодорожные перевозки составляется по утвержденной Минтрансом форме ГУ-27у. Применяемые ранее образцы не используются, что необходимо учитывать перевозчикам и отправителям груза.

Железнодорожная накладная — как оформить ее в современных реалиях: 

для этого необходимо заполнить четыре листа, которые включают:

• Оригинальный документ на транспортировку железнодорожным транспортом грузов. Это первый лист (ГУ-27у и ГУ-27у ВЦ).
• Необходимые для перевозки грузов дорожные ведомости (ГУ-27у и ГУ-27у ВЦ) на втором листе.
• Корешок дорожной ведомости (ГУ-27у и ГУ-27у ВЦ) на третьем листе.
• Квитанция о приемке грузов (ГУ-27у и ГУ-27у ВЦ) на четвертом листе.

Чтобы оформить бумаги правильно, соблюдается определенная последовательность заполнения:

• Заполнение первого листа выполняет поставщик в преддверие отправки груза.
• Перевозчик, учитывая данные с него, заполняет 2, 3 и 4 листы.
• Последний лист перевозчик возвращает поставщику, оставляя у себя третий.
• 1 и 2 листы передаются получателю, где он оставляет соответствующие отметки при приемке товара.
• Покупатель получает собственный экземпляр железнодорожной накладной по факту оплаты услуг транспортировки, если они не были оплачены поставщиком.

Как заполнить железнодорожную накладную

Железнодорожная накладная — как оформить с соблюдением всех требований и не сделать ошибок знают специалисты. Это связано с необходимостью указать значительный объем данных в одном документе. Оформить правильно стоит с первого раза, поскольку стирать и вычеркивать отдельные элементы запрещено.

Отправитель груза заполняет такие графы и сведения:

• Особые отметки о необходимости соблюдения определенных требований при транспортировке.
• Номер заявки на перевозку груза.
• Дату погрузки груза, указанную в заявке.
• Скорость. Скоростная категория, которая может быть большой и грузовой.
• Сведения о перевозчике. Кроме наименования соответствующей компании, отправитель вносит в ведомость ее код ОКПО.
• Название отправителя с указанием кода ОКПО, а также код, присвоенный ему перевозчиком. ИП указывают значение «1000» вместо ОКПО.
• В графе грузополучателя указывается не только наименование компании, но и ее код ОКПО. Для ИП также прописывается «1000».
• Почтовые данные, включая адрес, а также номер телефона, электронная почта.
• Название компании, которая будет оплачивать услуги, а также код, выданный ей перевозчиком. Если при отправке и получении оплачиваются части суммы разными компаниями, то указывают данные обеих.
• Название товара, а также код ЕТСНГ.
• Указание формата упаковки или отметка о ее отсутствии.
• Масса брутто груза и контейнера.
• Номер вагона, а также код железнодорожной администрации, где он прошел регистрацию.

Перевозчик вносит такие сведения:

• Номер непосредственного маршрута отправки и дополнительные отметки, чтобы обозначить путь.
• Отметка о согласовании доставки груза.
• Номер отправки в графе номера оригинала накладной.
• Код тарифной отметки.
• Номер тарифной системы по которой рассчитывается стоимость услуги перевозки.

Отправитель и перевозчик могут вносить исправление в документ, однако данная процедура регламентируется. Другие участники процесса не имеют права вносить исправления, поскольку такая ведомость будет считаться испорченной — ее придется заполнять заново. 

Особенности применения

Приказ Минтранса 256 полностью регулирует особенности транспортировки продукции с использованием одной железнодорожной накладной. Оформить поставки одним документом не получится в таких случаях:

• Отправитель предоставляет перевозчику товары, размещение которых вместе запрещено, даже в одном контейнере или вагоне.
• Перевозчик должен доставить груз, требующий поддержания определенных мер, соблюдения ветеринарных и санитарных норм, вместе с товарами, не требующих подобных мер.

В подобных ситуациях поставщик должен заполнять отдельные накладные для каждой группы товаров. Также отправитель должен оформить отдельные ведомости под каждый вагон, в котором перевозятся скоропортящиеся продукты с применением рефрижератора. Подобные требования установлены на законодательном уровне и контролируются соответствующими органами.

В отдельных случаях перевозчик может оформлять переадресовку перевозимых грузов. Правильно это сделать можно путем аккуратного перечеркивания имеющихся данных, с последующим вписыванием новых. После этого ставится подпись и оттиск строчного штемпеля. Вносить изменения другими способами запрещено, как и использование корректоров или иных решений. В противном случае железнодорожная накладная будет считаться недействительной.

Цены на железнодорожные контейнерные перевозки

Автор статьи

Тарасов Егор Андреевич

Основатель компании «РОКОТТ Транс»