Документы для железнодорожной перевозки
Железнодорожные перевозки пользуются популярностью, и все больше грузов отправляются таким способом. Документооборот в этом вопросе является основной частью для доставки продукции. Он предусматривает: составление накладной, транспортных и прочих бумаг, необходимых для корректной отправки продукции от точки отправления в точку получения. Работа с документами для железнодорожной перевозки имеет свои особенности, которые нужно брать во внимание.
Документация
Для отправки товара железнодорожным поездом, требуется подготовить бумаги. К ним предъявляются особые требования, а их несоблюдение грозит нарушением срока поставки. Изначально, потребуется договор на перевозку товара с транспортной компанией. Проводится определение условий предоставления услуг, обсуждаются сроки поставки, просчитывается стоимость и указывается ответственность. Если вы не хотите столкнуться с трудностями, то нужно ответственно подойти к выбору перевозчика.
Составляется договор, а каждое его условие обсуждается отдельно. Обратите внимание, чтобы в нем прописывались те пункты, в которых вы заинтересованы. После, заполняются бланки на основании условий транспортировки. Требуемые виды документации для перемещения товара на железнодорожном поезде указаны в действующем законодательстве.
Правила заполнения перевозочных документов
Составление документации для организации транспортировки товара на поезде по железным путям проводится в бумажном или электронном формате. По закону, во втором варианте, бумаги отправляются в соответствующие органы. Проводить оборот документов сразу с системами нельзя, так как в них требуется регистрация. Для взаимодействия, клиенту нужно получить квалифицированную электронную подпись, провести заключение договора с аккредитованным представителем ИС ЭПД. Водителям будет достаточно электронной подписи. К преимуществам такого решения можно отнести:
- Оперативность официального оформления продукции. На внесение информации в бумаги тратится меньше времени, так же, как и на отправку документов;
- Снижение денежных расходов – траты уменьшаются, так как нет необходимости в печати, отправке и хранении бумаг;
- Изменение уровня выполнения заказа в лучшую сторону. Запрос на транспортировку оформляется быстрее, что позволяет не нарушать сроков;
- Снижение количества некорректных данных при передаче информации – предотвращается вероятность отправки несуществующей информации;
- Корректная обработка данных в режиме онлайн. Учет груза и его местонахождение можно отследить в нужное время;
Электронный формат оформления документов значительно упрощает процесс, поэтому все больше компаний переходят на него.
Единые формы перевозочных документов
Для доставки продукции железной дорогой, требуется собрать пакет документов, заполненных по действующим стандартам. Предлагаем разобраться, какие документы требуются для организации транспортировки. Единый формат действует на накладную, включающую четыре листа:
- Накладная на доставку товара Ж/Д в оригинале;
- Дорожная ведомость на транспортировку продукции;
- Корешок дорожной ведомости;
- Квитанция о том, что товар принят;
Нужно понимать, что есть другие виды документов, кроме указанных. Они оформляются в зависимости от ситуации. К примеру, ГУ-28 нужна при смешанной транспортировке, когда продукция отправляется железножорожным поездом и водным транспортом. Для перевозки пустого вагона, требуется предоставить бумагу ГУ-27тр и накладную. При перевозке соединением с Финляндией, заполняется другая накладная.
Перемещение продукции мелкой отправкой или транспортировка пустого вагона, который не принадлежит перевозчику, разрешена при заполнении бумаг:
- ГУ-27 – данные указываются перевозчиком;
- ГУ-29-0
- ГУ-27у-ВЦ;
Документы на железнодорожные перевозки требуют тщательного подхода и заполнения в соответствии с действующими законами. Допущение ошибки в них может привести к нарушению сроков поставок или отправке груза назад.
На что обратить внимание при заключении договора?
Для подписания договора с Ж/Д, требуется отправить запрос на доставку продукции в форме ГУ-12. Заполнение документации регулируется действующим законодательством. Заявление можно отправить не меньше, чем за 10 дней до начала перемещения по территории страны. Для экспортной перевозки, бумага отправляется не меньше, чем за 15 дней до того, как будет проводиться доставка товара. На протяжении двух дней, проводится рассмотрение заявки, и пользователь получает ответ.
Если он положителен, то на основе заявки формируется договор о предоставлении услуг. В нем указывается объем перевозимого, срок, условия, расчет, ответственность. Кроме базовых услуг, железная дорога может предоставлять дополнительные. Например, в компании можно отправлять или получать товар в указанное время или предоставить место для стоянки.
Если отправитель имеет вагоны, он должен отправить заявление о том, что желает присоединиться к договору на предоставление услуг, и дает вагоны. Это нужно в ситуации, когда перегружается импортная продукция на станции, расположенной на границе. Нужно знать, что не в каждой стране имеется одинаковая ширина колеи. К примеру, в стране она 152 см, а в Китае – 143,5 см. По этой причине, если продукция отправляется международным рейсом, то на станции она перемещается в вагоны, рассчитанные под колеи.
На продукцию, которая требует выполнения санитарных или других мер предосторожности, заполняется накладная. Одну накладную запрещено оформлять, если особенности товара не дают возможности проводить совместную перевозку в вагоне. Для скоропортящегося товара в рефрижераторном отсеке, документы заполняются для каждого вагона. Условия распространяются на железную дорогу, вне зависимости от того, какая компания будет проводить траспортировку.
В каждой ситуации, требуется заполнять документы для железнодорожной перевозки. Нужно проводить их проверку для исключения ошибок и указания неверной информации. Если при проверке будет найдена ошибка, то могут возникнуть сложности с получением товара.
Договор транспортной экспедиции при Ж/Д перевозке
Когда транспортная компания считается перевозчиком, то экспедиция ответственна за организацию поставки продукции. В основном, она предлагает разнообразный спектр услуг, среди которых: подбор транспорта, логистические вопросы, заполнение документации, погрузка и разгрузка, поиск места в качестве склада. Есть разные виды договоров экспедирования, основными среди которых будут:
- Договор поручения – экспедитор работает при наличии доверенности, подписанной клиентом. Последний остается ответственным за услугу. Клиент оплачивает расходы, которые возникают при оказании услуг, и отправляет экспедитору указанную сумму в качестве заработной платы;
- Договор комиссии – экспедиторская организация работает под своим брендом, но счета направляются клиенту. Последний проводит оплату вознаграждений за предоставленные услуги. Если брать во внимание персональную ответственность, то становится понятно, что доверенность не предлагается;
- Агентский договор – экспедитор работает сам или от лица клиента, имея доверенность. Может использоваться гибридная схема, в которой часть услуг предлагается от имени экспедитора, а часть – от имени клиента;
В каждом из представленных методов, список предоставляемых услуг и ответственность отличаются. При написании договора, нужно прочесть условия выполнения услуг. Они должны соответствовать требованиям и удовлетворять ваши пожелания. К примеру, появившиеся непредвиденные денежные расходы, указаны в договоре не были, поэтому оплачиваются исполнителем. Если перевозка будет проводиться неправильно: порча товара, опоздание, то заказчик отправляет жалобу. Экспедитор решает проблему с партнерами с целью компенсирования ущерба.
Документы для железнодорожной перевозки должны заполняться правильно, а учет пожеланий является обязательным. Вам требуется убедиться, что ошибок не допущено, а исполняющая компания будет нести ответственность. Укажите, в какие сроки нужно поставить товар, и опишите его, чтобы в случае порчи можно было получить компенсирование. Перевозка продукции поездами наиболее выгодное решение, так как позволяет сэкономить деньги, и оперативно получить заказ при условии правильной подготовки.
